Online boekhouden neemt langzaam de traditionele boekhouding over. Er zijn verschillende redenen waarom.
Het digitale tijdperk is echt aangebroken, en accountancy en boekhouden blijven niet achter. Nieuwe technologieën helpen de sector op weg naar een papierloze vorm. Er zijn verschillende voordelen aan online of virtueel boekhouden. Lees verder om te ontdekken hoe de overstap van papier naar online jou en je bedrijf ten goede kan komen.
Online vs. traditioneel boekhouden
Online boekhouden is gespecialiseerde software die je helpt je boeken en belastinggegevens op afstand te organiseren. De boekhoudsoftware heeft een maximale graad van automatisering, plus veel nuttige tips en adviezen.
Online boekhouden werkt op dezelfde manier als alle andere software op je computer. Het belangrijkste verschil met papieren boekhouden is dat je meer controle hebt over de financiën van je bedrijf, online uitgevoerd.
Al deze informatie op één plaats en gemakkelijk toegankelijk hebben is voordelig voor kleine en middelgrote ondernemingen, vooral voor nieuwe bedrijven, die het zich niet kunnen veroorloven een full-time boekhouder te hebben. De software wil bedrijfseigenaars helpen hun financiële problemen op te lossen zonder dat ze een expert nodig hebben. Ook grotere bedrijven kunnen er hun financiën mee stroomlijnen.
Online boekhoudsoftware maakt het bijhouden van gegevens, het doen van betalingen, het schrijven en indienen van rapporten gemakkelijk. Het is geheel online, dus omleiden naar de juiste partijen vergt slechts een druk op de knop.
Virtueel boekhouden is niet alleen software. Er kunnen echte mensen bij het virtueel boekhouden betrokken worden. Bij deze dienst verleent een boekhouder of accountantskantoor (zoals TS Partners) boekhoudkundige diensten op afstand voor je bedrijf. Op deze manier heb je de hulp van de experts bij de hand zonder een voltijdse boekhouder in dienst te nemen, wat deze aanpak zeer kosteneffectief maakt. Het maakt ook de overdracht van gegevens veel eenvoudiger, wat je bedrijf ruimte geeft om te groeien.
De belangrijkste voordelen van online boekhouden
Online boekhouden is niet iets wat je uit de weg moet gaan. Er zijn tal van voordelen aan het gebruik van de nieuwste boekhoudsoftware om je bedrijf te helpen groeien. Hier is een lijst van de belangrijkste voordelen van online boekhouden:
Kosteneffectief: Online samenwerken met accountants betekent minder reizen en een effectiever gebruik van je tijd. Bovendien maken vaste maandelijkse kosten het gemakkelijker om je uitgaven in de gaten te houden.
Flexibiliteit: De meeste online boekhouddiensten bieden flexibele pakketten die je kunt aanpassen naarmate je bedrijfsbehoeften veranderen. Je kunt ook bolt-ons toevoegen en alleen betalen voor wat je nodig hebt. Dankzij deze flexibiliteit kan je boekhouding zich samen met je bedrijf ontwikkelen.
Productiviteit: De wereld van vandaag is vooral online, zeker sinds COVID-19. Je boeken online beheren en met je accountants communiceren betekent dus dat je kunt werken op een manier die bij jou en je dag past, zodat elke dag productiever wordt.
Beter en sneller advies: Omdat jij en je online boekhouder tegelijk naar hetzelfde document kunnen kijken, ongeacht waar je bent, kun je beter advies krijgen precies wanneer je het nodig hebt. Je bespaart tijd en geld vergeleken met de traditionele manier van boekhouden.
Verbeterde planning: 24/7 toegang hebben tot je boekhouding betekent dat je de toekomst van je bedrijf beter kunt plannen. Je kunt met een druk op de knop de financiën van vorig jaar bekijken en de gegevens gebruiken om te voorspellen waar je in de toekomst wilt groeien en ontwikkelen.
Verminder administratie: Gebruik maken van online boekhoudsoftware om minder tijd te besteden aan dagelijkse taken, zoals factureren en betalen, en ze van overal met internet te doen, betekent minder tijd en geld aan bedrijfsadministratie.
Papierloze administratie: Er is geen behoefte meer aan een kamer vol stoffige papieren dossiers die je moet ordenen als je je jaarlijkse belastingen doet. Verminder de rommel, krijg meer controle, en blijf aan de regels voldoen met een uitstekende administratie.
Makkelijker boekhouden: Gebruik online boekhoud apps om foto’s van bonnetjes te maken met je smartphone en ze meteen aan je administratie te laten toevoegen. Boekhouden kost tijd en geld, maar online diensten kunnen beide factoren verminderen.
Beheer schulden en krediet: Veel kleine bedrijven zijn uren bezig uit te zoeken wie betaald heeft en wie hen geld schuldig is. Zelfstandigen besteden uren aan het najagen van facturen, waardoor ze geen tijd meer hebben om degenen die op tijd betalen te bedanken. Maak dit alles tot een probleem van het verleden met online boekhouden.
Betere besluitvorming: Meer informatie direct beschikbaar en gemakkelijk toegankelijk hebben betekent betere zakelijke beslissingen nemen.
Klantenondersteuning: Alle online boekhoud apps en software bieden uitstekende klantenondersteuning, dus als er iets mis gaat hoef je niet bang te zijn dat je al je rekeningen kwijtraakt. Alles wat je nodig hebt om bij je rekeningen te komen is een internetverbinding en je inloggegevens.
Beveiliging: Boekhoud software heeft standaard ban-grade beveiliging en encryptie, die de veiligheid van je gegevens garandeert. De beveiligingssoftware die door online boekhouddiensten wordt gebruikt maakt je gegevens minder vatbaar voor virussen en hacking.
Samenvatting
Online boekhouddiensten helpen kleine ondernemers die geen professionele boekhouder zijn. Niettemin is het op grond van de hierboven opgesomde voordelen niet verwonderlijk dat ook veel grotere bedrijven online boekhouddiensten in hun arsenaal opnemen. De technologie gaat dagelijks vooruit, zorgt voor betere en efficiëntere online diensten, en wordt snel een belangrijk onderdeel van elk bedrijf.
Online boekhouden heeft veel voordelen, maar de belangrijkste om mee te nemen zijn:
– Kosteneffectiever en goedkoper dan traditionele boekhouders
– Gemakkelijk je boekhouding bijhouden
– Flexibiliteit en mobiliteit – overal toegang tot je boekhouding
– Betrouwbare gegevensbeveiliging
– Blijf op de hoogte van veranderingen in de wetgeving
Het is belangrijk te weten dat online diensten niet perfect zijn. Technische storingen kunnen nog steeds voorkomen, zoals dat bij elke online dienst het geval is. Bovendien nemen gerenommeerde online boekhouddiensten technische problemen ernstig en werken hard om ze en hun effect op de dienst die ze aanbieden tot een minimum te beperken.